מנהיגות ארגונית בימי קורונה
הובלת אפק כארגון בעת מגפה עולמית, בתוך המרחב הווירטואלי – ניווט בין יחסי הקבוצות/ מבט מתפקיד יושבת הראש
יעל שנהב שרוני
אני כותבת דברים אלה במבט מתוך תפקידי כיושבת ראש אפק בימי מגפת הקורונה. זוהי התרשמות אישית ואינה מבחינת דיווח על הנעשה בארגון בתקופה זו.
מגפת הקורונה פגשה את אפק כארגון בתקופה של פריחה. בחודש פברואר 2020 התקיימה בזיכרון יעקב הסדנה הבינלאומית, השלושים ושלוש במספר. כמחצית ממספר המשתתפים הגיעו מכל רחבי העולם. הייתה זו השנה השלישית שבה המשתתפים הבינלאומיים מהווים קרוב למחצית המשתתפים. חזון המייסדים, שראה את אפק כארגון ישראלי שיש בו עניין בינלאומי, כמיכל ללמידה ולהתנסות בתחום יחסי הקבוצות, הופך למציאות נוכחת, מתפתחת ומשמחת.
הסדנה הבינלאומית האחרונה התקיימה כשהעולם כבר ידע שמגפת הקורונה 19 COVID מתפשטת, אך קשה היה לדמיין את מהירות התפשטות המגפה, היקפה וגודל השפעתה על העולם כולו. הקבוצה שנאלצה לבטל את השתתפותה בסדנה הייתה קבוצת המשתתפים מסין – המדינה בה פרצה המגפה. משתתף אחד מסינגפור חמק לתוך הסדנה שעות ספורות לפני שהוכרז כי הבאים מסינגפור יחויבו בבידוד. הוא סומן על ידי משתתפים כמייצג את מגפת הקורונה עבור משתתפי הסדנה כולה. היה צורך לעבוד עם ההשלכות של הקבוצה הגדולה על מנת לשחרר את המשתתף מלשאת לבדו את ההשלכה של האימה מפני המגפה המתקרבת, עבור הצוות והמשתתפים.
שבועיים אחר כך כבר לא ניתן היה לדמיין שכנס בינלאומי שכזה היה יכול להתקיים. כל המפגשים הבינלאומיים הופסקו. האולימפיאדה בטוקיו נדחתה, יחד עם כל האירועים הבינלאומיים, המדעיים, המדיניים והתרבותיים שתוכננו לשנת 2020. שנה וחצי אחר כך, בעת כתיבת שורות אלה, פותח חיסון יעיל למגפה, רוב מדינת ישראל מחוסנת, זן חדש מסוג דלתא מתפשט בעולם, ועדיין לא ניתן לדמיין האם וכיצד יתקיים כנס בינלאומי דומה: בארץ או בעולם.
כיצד מנהלים פעילות ארגון חברים, שכל עניינו ביחסי קבוצות, במשך תקופה ארוכה ומעורפלת, כאשר אין כל אופק שנראה?
המעבר למרחב הווירטואלי, לזום, היה מהיר ומזמין חקירה והתבוננות. אירוע קריטי מעניין במיוחד היה יוזמה של חבר צוות מהסדנה הבינלאומית האחרונה ליזום מפגש בינלאומי בזום בתחילת אפריל 2020 עם כל חברי הצוות של הסדנה. ההיענות של חברי הצוות למפגש הייתה מיידית והנוכחות גבוהה.
מתוך אותו מפגש ספונטני של צוות הסדנה הבינלאומית עלתה יוזמה יצירתית לקיים סדנה בינלאומית וירטואלית ראשונה, שתנוהל במשותף על ידי חמישה ארגונים: אפק, טוויסטוק, א.ק.רייס, הארגון ההודי ליחסי קבוצות ואוניברסיטת אוטרכט בהולנד. הסדנה התקיימה כבר ביוני 2020, במוטיבציה ובחדוות יצירה של היזמים. הארגונים, ואפק בפרט, נתנו תמיכה מלאה לנציגים. ניהול הסדנה התקיים במשותף. עד היום לא נכתב דו”ח מסכם על סדנה עשירה ויצירתית.
יוזמה ספונטנית זו תומכת בהנחת עבודה שעלתה מתוך ההתבוננות שלי על אפק כארגון המתפקד בזמן קורונה. וכך ניסחתי זאת:
בחודשים הראשונים של המגפה, בזמן שהמבנים הקבועים של הארגון, בראשם קבוצת הנהלת הארגון, גילו תגובה איטית, הכוללת שיתוק תפקודי מסוים, הרי שמבני קבוצות בעלי אופי חדש, זמני, ולא מוכר, עם משימה ראשונית עכשווית, מצאו עצמם יוזמים, פורצים, מעזים ופועלים ביעילות, ביצירתיות ובאווירה של שיתוף פעולה.
ראיתי את תפקידי כיו”ר הארגון, באותם ימים, לעבוד עם הקבוצות היוזמות, ולאפשר למי מחברי ההנהלה שנסוגו לתוך הישרדות אישית, להתארגן מחדש.
אספת החברים הכללית, שתוכננה לסוף מרץ 2020, נדחתה. היא התקיימה למעשה רק ביולי אותה שנה, ובזום. חשבנו שהמגפה תהיה קצרה, שעוד זמן קצר נחזור לשגרה.
גם ישיבת ההנהלה בוטלה עם פרוץ המגפה. לקחו שבועות ארוכים עד שחברי ההנהלה הסכימו להיפגש בזום. המבנים הארגוניים הקבועים קפאו. כל המדינה נכנסה לסגר ראשון. נמל התעופה של ישראל נסגר.
אפק הוא ארגון חברים מתנדבים, שהקהילה המקצועית שלו רגילה להתכנס לצורך פעילויות למידה או אירועים ארגוניים, בתדירות ממוצעת של אחת לחודש.
מיד עם תחילת הסגר הראשון חשבנו שנכון יהיה מבחינה ארגונית לפנות אל החברים, אלו הנמצאים ספונים בבתיהם, מתגוננים מפני המגפה. חברי ההנהלה לא היו פנויים באותה עת לחשוב את הארגון. בשיחה אישית שהייתה לי עם האחראית על התקשורת בארגון, בתחילת מרץ 2020 עם פרוץ הסגר הראשון, החלטנו לארגן מפגש חברים בזום. צרפנו לצוות המוביל חברת הנהלה חדשה יחסית. כך הקמנו קבוצת עבודה חדשה לימי קורונה, קבוצת עבודה שלא הייתה קיימת קודם לכן, שהתגייסה למשימה העכשווית של מפגש חברים בזום. היינו מעין מטבחון זמני. שלוש נשים שהובילו את הארגון בימי המשבר הראשונים, ללא הרגלי עבודה קודמים. המבנה הזמני עזר לנו לפעול מהר ובגמישות נסיבתית. כנראה הייתה זו קבוצה שיכולה הייתה להרשות לעצמה לעבוד בתנאי אי בהירות קיצוניים, בהם קשה לראות ולהבין אל האופק.
המשימה המרכזית של המפגשים:
להעמיק את ההבנה ולתת משמעות להשפעות משבר הקורונה על היבטים שונים של חיינו, באמצעות חקירה של תחושות ומחשבות והתבוננות במתרחש סביבנו, תוך שימוש במושגים מהגישה הפסיכואנליטית-מערכתית
וכך פנינו אל החברים:
“חברי אפק יקרים,
ימים משונים עוברים עלינו, בהם אנו נעים בין חשש לבין אופטימיות בניסיון להבין את היקף ומשך ההשפעה של נגיף הקורונה, בישראל ובעולם.
המציאות המוכרת לנו משתנה במהירות, ובמיוחד בכל הקשור לנורמות קהילתיות ויחסים עם הזולת. בעת הזו, כשרובנו שוהים בבית, ברמות שונות של בידוד, חשבנו ליצור מרחב מחבר עבור חברי אפק, ולהזמין לשיח, לשיתוף בחוויות ולהתבוננות בהשפעות הקורונה. ננסה להיעזר בחשיבה הייחודית של גישת יחסי קבוצות על מנת להבין ולתת משמעות להתרחשויות .
נתכנס למפגש וירטואלי של שעה וחצי בזום, מתוך כוונה לספק מרחב, כמו בזמנים “רגילים”, לשיח, חשיבה ולמידה.
היות והמשבר הוא גלובאלי, אנו מעודדים את חברינו הבינלאומיים להשתתף במפגש. נקודות המבט השונות ממקומות שונים בעולם ודאי יתרמו ויעשירו את השיח והניסיון להבין מה מתחולל ולתת משמעות להתרחשויות. במידה וישתתפו, המפגש יתקיים באנגלית”.
היענות החברים הייתה נרגשת. אנשים הביטו זה על זה מבעד לחלונות הזום. כולם הכירו תודה על האפשרות המפתיעה להיפגש. חברים מחו”ל הצטרפו למפגש, שכן לראשונה מפגשי החברים היו זמינים עבורם, במציאות בה העולם הפך לכפר גלובלי אחד גדול. כולם בתוך ריבועי המסך, כולם בתוך הבתים, בסגר כזה או אחר. כולם מתמודדים עם המגפה ומה שהיא מביאה עמה לחיינו. החברים בקשו להיפגש שוב בקרוב. יצרנו את מפגש החברים השני, כעשרה ימים אחרי הראשון.
קשה היה להאמין. השינויים הטכנולוגיים אפשרו כבר במפגש השני להתחלק לקבוצות עבודה קטנות בסיוע הגרסה המשוכללת יותר של הזום. אם במפגש הראשון היינו צריכים לתמוך בחברים שיצליחו להתחבר, שישתיקו מיקרופונים ויתנהלו לפי כללים חדשים ולא מוכרים, הרי לקראת המפגש השני ליווינו אותם להתקין גרסה חדשה ולהתחלק לקבוצות עבודה במהלך המפגש. מבוגרים וצעירים הפכנו מיודדים ותלויים בטכנולוגיה. הפעם התמקדנו בשימוש המואץ בפלטפורמות דיגיטליות, וההשפעה על היחס לגבולות של זמן ומרחב בהקשרים שונים של חיינו.
החברים ברכו על המפגש. ניכר היה שהמפגשים עונים על צורך אנושי למגע בינאישי, להשתייכות לקבוצה. קהילת החברים המקצועית באפק קיבלה חיזוק ומשמעות. השתתפות החברים מחו”ל יצרה אתגר חדש. כדי לכלול את החברים הבינלאומיים שפת המפגש הפכה לאנגלית, והצורך לדבר באנגלית הקשה על החברים הישראליים להרגיש בנוח בביטוי רגשותיהם בעברית. מדהים היה לראות כיצד ימי הקורונה, ושבירת המסגרות הפורמליות, חשפו אותנו לפרץ יצירתיות וגמישות. לקראת מפגש החברים השני בזום, בתחילת אפריל, הקמנו קבוצת תרגום של חברים מתנדבים בוואטסאפ. מה שאיפשר למפגש להתקיים בעברית, ולחברים הבינלאומיים להשתתף.
קבוצת המתרגמים הייתה עוד קבוצת עבודה ספונטנית, חדשה, ויצירתית, בעלת משימה ברורה ואקטואלית, שהתארגנה בחודשיים הראשונים למגפה ותפקדה מצויין בצו השעה.
המפגש הווירטואלי השלישי והמסכם את סדרת מפגשי החברים התמקד במושג negative capability של ביון, מושג שהוא שאל מהמשורר קיטס. חומר הקריאה שצורף לקראת המפגש, המאמר של רוברט פרנץ’ על המושג הפסיכואנליטי negative capability בהקשר מערכתי וארגוני, וכן רקע להגדרה המקורית של קיטס המתוארת כ”יכולת של היחיד לשהות בחוסר ודאות, מסתורין וספק, מבלי לפנות בעצבנות לחיפוש אחר סיבות או עובדות”.
בימים שאחרי, בעוד ההנהלה נפגשת בזום לניהול ענייני ופגישות קצרות, העבודה בוועדות התקיימה עם תשוקה ועניין . שוב, קבוצות עבודה חדשות, קטנות יחסית, המונות שלושה-ארבעה חברים פעילים ויצירתיים.
קבוצה מעניינת נוספת, בה לקחתי חלק כחברה, החלה בהקמת הוועדה המדעית החדשה, שנהגתה על ידי הנהלת אפק עוד לפני פרוץ המגפה, ומצאה מימוש בימי הקורונה. קראנו לה, בשם לא פורמלי “הנהגות”. הייתה זו הפעם השנייה בה מצאתי עצמי בתוך קבוצה של מנהיגות, המובילה את הארגון לשלב חדש של פעילות מדעית: הפקנו סידרה של למידה מתוך סדנאות העבר. היינו חלק ביצועי בתוך ועדה רחבה ומלומדת, שעצם כינוסה עורר סערה גדולה בארגון. קבוצת הוועדה המדעית הגדולה התקשתה להבין את משימתה. הוועדה קיימה שש ישיבות במהלך 2020, אחת לחודש במשך ששה חודשים, והמליצה להנהלת הארגון להקים מחדש, בהקדם, את ‘קו אפק’, כתב העת שנסגר בחטף לפני למעלה מעשור, כמיכל מתחדש לחשיבה ולאיסוף הידע הארגוני המתהווה. כך קמה מערכת קו אפק החדש, גם היא קבוצה קטנה ודינמית המונה שלושה חברים: שניים מצוות ההקמה היו חברים במערכת קו אפק בעידן הקודם של כתב העת. הקבוצה קידמה והפיקה את הגיליון הדיגיטלי החדש הנוכחי. עוד תינוק בא לעולם באפק בימי קורונה.
הפעילות מרובה. אולי יש בה גם מן הפעלתנות. הארגון השיג יצרנות יוצאת דופן ויצירתית, עמה הגיעה גם תחושת התחרות. היו בארגון שראו בהקמת הוועדה המדעית מעין הנהלה חליפית ומדומיינת של מלומדי וותיקי הארגון. במהירות הוקמה קבוצת אופוזיציה שראתה עצמה כחתרנית ונרגשת להתכנס. הקבוצה דיווחה על קיומה להנהלה הרשמית של הארגון. אף אחד מחברי ההנהלה לא הוזמן להשתתף. גם היא לקחה על עצמה ללמוד את יחסי הקבוצות בארגון בימי קורונה. ההנהלה קיבלה הודעה שזוהי קבוצה סגורה. חברים בהנהלה העלו השערה כי זרז להקמתה היה רצון לייצר אלטרנטיבה דמיונית להנהלה המנומנמת ולהוות גוף מקביל ‘וחתרני’ כלשונם לוועדה המדעית שהוקמה ביוזמת ההנהלה.
אני רואה את עצם יכולתה של קבוצה זו להתארגן ולהפיק מאמר לקו אפק החדש, כהישג ניהולי של הארגון, שהצליח לאפשר למיכלים שונים ומגוונים ללמידה ולאיסוף הידע, לשיתוף בנקודות המבט השונות ולהכלת הקבוצות השונות בארגון.
קצרה היריעה מלהכיל, אך אציין שקבוצות פעילות נוספות קמו ופעלו בימי קורונה:
- אפק בשטח – פרויקט של קבוצת חברי הנהלה מוועדת השיווק, שמטרתו לייצר מנגנון ארגוני יעיל ואפקטיבי להתערבות בארגונים בעלי אופי חברתי, כדוגמת בתי חולים בימי קורונה.
- לגעת באפק – פרויקט שקם לפני כארבע שנים, המביא את מוצרי המדף של אפק ללמידה לקהל הרחב, המשיך לעבוד בזום בימי קורונה.
- ועדת הכספים – הוקמה .
- קבוצת למידה עצמאית של חברים שהמשיכה להתקיים בזום.
- סדנת יחסי קבוצות שמטרתה לחקור את הלא מודע בשדה הווירטואלי.
היכולת להנהיג בצוות מוביל, שבאה לידי ביטוי באפק בימי משבר, הוכיחה עצמה גם בחברה שלנו, בהצלחה לייצר אלטרנטיבה למנהיגות שלטונית במשבר.
אסכם ואומר, כי ישנן ראיות רבות, חלקן הוזכרו כאן ורבות אחרות לא, שבזמן שהמבנים הפורמליים, כמו ההנהלה של הארגון, מתקשים להסתגל מהר לשינויים ולמשברים, הרי שקבוצות משימה חדשות, הפועלות עם מטרה ברורה ולטווח קצר יחסית, מהוות אלטרנטיבה ניהולית זמינה ויעילה להנהגת ארגון חברים בימי קורונה. היכולת לשאת פירוק של מבנה ההנהלה לתת-ועדות שונות, לצד הכלה של התנגדויות מבית ומחוץ, אפשרו לאפק להמשיך ולהתפתח בימי מגפה.